Whistleblowing

SISTEMI DI SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI WHISTLEBLOWING

We Finance S.p.A. (di seguito, anche la “Società”), anche in ottemperanza al D.lgs. 24 del 10 marzo 2023, ha attivato un sistema interno (di seguito, il “Sistema”) di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l’attività dell’intermediario finanziario o altre condotte illecite (whistleblowing).

L’adozione del Sistema è finalizzata a prevenire la realizzazione di non conformità o irregolarità all’interno della Società oltre a coinvolgere tutti gli stakeholders, nelle attività di contrasto dell’illegalità, attraverso una partecipazione attiva e responsabile.

Attraverso i canali interni possono essere segnalati, con garanzia di massima riservatezza, condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/2001 o le violazioni del modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal citato decreto legislativo. Il segnalante (di seguito, il “Segnalante”) verrà in ogni caso tutelato da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.

Possono essere oggetto di segnalazione anche le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse all’interno della Società con cui il Segnalante intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

I canali menzionati non prevedono la possibilità di presentare reclami e lamentele di carattere personale.

Qualora il Segnalante intendesse presentare un reclamo in riferimento al rapporto contrattuale o alla relazione con la Società, può indirizzarlo direttamente all’Ufficio Reclami con le modalità (es. PEC, Raccomandata A/R) rappresentate al seguente link www.wefinancespa.it/reclami.

CHI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE

Con riferimento al settore privato, in linea con le disposizioni previste dal D.lgs. 24/2023, possono effettuare una segnalazione whistleblowing:

• i lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81 (ad esempio i rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio) e i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del decreto legge 24 aprile 2017, n. 50 convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96;
• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché’ i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del codice di procedura civile e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società e che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso la Società;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività lavorativa presso la Società;
• gli azionisti che siano venuti a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono titolari in ragione del ruolo rivestito nella Società;
• le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso la Società.

COME EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE

Al fine di consentire ai soggetti e/o agli organi preposti di procedere alle opportune analisi e verifiche, il Segnalante è tenuto a fornire i seguenti elementi volti a circoscrivere il più possibile l’ambito della segnalazione e a riscontrare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione:

• descrizione chiara e completa degli atti o fatti oggetto della stessa;
• se conosciute, le generalità, la qualifica e/o il ruolo che permettano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto della segnalazione;
• le circostanze di luogo e di tempo in cui sono state commesse le violazioni oggetto di segnalazione;
• eventuali documenti che possano ulteriormente circoscrivere e/o confermare i fatti segnalati;
• dichiarazione di un eventuale interesse privato collegato agli atti o ai fatti comunicati tramite la segnalazione;
• dichiarazione di eventuali corresponsabilità riguardo alla violazione segnalata;
• qualsiasi altra informazione utile al riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

La segnalazione è da indirizzare al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni, il Responsabile della Funzione Internal Audit.

Qualora ricorra una delle seguenti circostanze, la segnalazione deve essere inviata al Referente alternativo per le segnalazioni interne delle violazioni, il Presidente del Collegio Sindacale:

• il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni è esso stesso direttamente o indirettamente[1] implicato nei fatti oggetto della segnalazione;
• il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni è gerarchicamente o funzionalmente subordinato al soggetto segnalato;
• vi sia negligenza o eccessivo ritardo nella risposta da parte del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni.

CANALI INTERNI

La segnalazione può essere effettuata, utilizzando la piattaforma informatica dedicata “Comunica Whistleblowing“, previa registrazione alla stessa.

Tale canale è considerato preferenziale e idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del Segnalante.

Sono, inoltre, attivate anche le seguenti ulteriori modalità di comunicazione al fine di attribuire maggiori possibilità di scelta al Segnalante:

• consegna a mano al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni o al Referente alternativo utilizzando il modulo presente nella sezione “allegati”;
• verbalmente, mediante dichiarazione a voce rilasciata al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni o al Referente alternativo, attraverso linea telefonica ovvero mediante un colloquio diretto fissato entro un termine ragionevole, verbalizzato e sottoscritto dal Segnalante;
• mediante compilazione e invio del modulo di segnalazione cartacea con il servizio postale ordinario o avvalendosi della posta interna aziendale. Modulo da trasmettere in busta chiusa indirizzata al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni (Responsabile della Funzione Internal Audit) o al Referente alternativo (Presidente del Collegio Sindacale) con la dicitura “Riservata Personale”. All’interno della busta deve essere inserita un’ulteriore busta che contenga la segnalazione con la dicitura “Whistleblower” con il modulo cartaceo debitamente compilato, eventuale documentazione a supporto della segnalazione e corredato da una fotocopia del documento di riconoscimento.

[1] Nello specifico che non sia esso stesso il presunto responsabile della violazione o non abbia un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio (Cfr. Circolare Banca d’Italia n.285/2013).

I dati personali e le informazioni acquisiti dalla Società saranno trattati dalla stessa in qualità di titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), con le mobilità descritte nell’informativa privacy presente nella sezione “allegati”. In breve, i dati saranno trattati per la gestione e valutazione della segnalazione e saranno conservati per non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo la trasmissione della stessa ad un’Autorità esterna. In tale ultima ipotesi, i dati verranno conservati fino al completamento degli approfondimenti da parte dell’Autorità esterna.

ALLEGATI:

• Informativa privacy
• Modulo per la segnalazione cartacea